Änderung der Aufzeichnungspflicht für den Abzug von Bewirtungsaufwendungen – Neue Anforderungen seit 2023

Damit Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, müssen Nachweise erbracht und (weitere) formale Voraussetzungen erfüllt werden.
Die steuerlichen Spielregeln wurden durch das BMF bereits mit Schreiben vom 30.06.21 (IV C 6 - S 2145/19/10003 :003) angepasst. Allerdings gewährte die Finanzverwaltung eine Übergangsregelung, die am 31.12.22 auslief.

Nach § 6 KassenSichV werden weitere Anforderungen an einen geschäftlich veranlassten Bewirtungsbeleg gestellt, wenn der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. des § 146a Abs. 1 AO verwendet.
Danach muss die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete sowie mithilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung abgesicherte Rechnung auch enthalten:

• den Zeitpunkt des Vorgangbeginns und der Vorgangsbeendigung,
• die Transaktionsnummer und
• die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls.

Diese Angaben müssen sich für geschäftlich veranlasste Bewirtungen ab 1.1.23 zwingend aus dem Bewirtungsbeleg ergeben. Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, obwohl der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet, ist ein Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.
Abseits von diesen Neuerungen werden „herkömmliche“ Bewirtungsbelege (z. B. rein maschinell oder handschriftlich erstellte Rechnungen) ab dem 1.1.2023 nur noch dann anerkannt, wenn der Bewirtungsbetrieb kein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwenden sollte, was aufgrund der Aufzeichnungspflichten in den Kassensystemen bei den wenigsten Betriebe der Fall sein sollte.