Die Finanzverwaltung hat die Voraussetzungen für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten aktualisiert – insbesondere im Hinblick auf die ab 2025 verpflichtende E‑Rechnung im B2B‑Bereich. Für Unternehmen ist wichtig: Die grundsätzlichen Nachweispflichten bleiben bestehen, werden aber um digitale Anforderungen ergänzt.

Rechnungsanforderungen im Überblick

Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR

Erforderlich sind:

  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Ausstellungsdatum
  • Leistungsbeschreibung (z. B. „Speisen und Getränke“)
  • Leistungszeitpunkt
  • Rechnungsbetrag

Rechnungen über 250 EUR

Zusätzlich notwendig:

  • Steuernummer oder USt‑ID des Restaurants
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Name des bewirtenden Unternehmers

Ab 2025 müssen Leistungen zwischen Unternehmern grundsätzlich als E‑Rechnung ausgestellt werden – es gelten jedoch Übergangsfristen.

 

Was bleibt unverändert?

Damit Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass als Betriebsausgabe anerkannt werden, müssen weiterhin folgende Angaben vollständig vorliegen:

  • Ort und Datum der Bewirtung
  • Teilnehmer
  • Anlass / geschäftlicher Hintergrund
  • Höhe der Aufwendungen

Bei Bewirtungen in Restaurants gilt zusätzlich:
Die Rechnung muss den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. Wird dort ein elektronisches Kassensystem mit TSE eingesetzt, muss die Rechnung entsprechend erzeugt worden sein.

Digital oder elektronisch? Alles zulässig – aber korrekt aufbewahrt

Die Finanzverwaltung hat klargestellt:

  • Elektronische, digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen werden anerkannt.
  • Eigenbelege (z. B. Aufzeichung der Teilnehmer/Anlass der Bewirtung) bleiben zulässig, müssen aber:
    • zeitnah erstellt oder ergänzt werden,
    • eindeutig der Bewirtungsrechnung zugeordnet sein,
    • digital signiert oder freigegeben werden,
    • und der Zeitpunkt der Signierung muss dokumentiert werden.

Die Aufbewahrung muss GoBD‑konform erfolgen – also unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar.

 

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

    • Passen Sie Ihre internen Prozesse frühzeitig an die E‑Rechnungspflicht und die GoBD‑Anforderungen an.
    • Stellen Sie sicher, dass Bewirtungsbelege – insbesondere Eigenbelege – vollständig, korrekt und digital geprüft werden.
  • Nutzen Sie vorhandene Dokumentenmanagement‑Systeme, um Signaturen und Unveränderbarkeit sicherzustellen.