Registrierkassenpflicht für bargeldintensive Betriebe

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) plant, für bargeldintensive Unternehmen eine Pflicht zur Nutzung elektronischer Registrierkassen ab einem Jahresumsatz von 100.000 Euro einzuführen. Ziel ist es, Barumsätze besser zu kontrollieren und Steuerhinterziehung zu erschweren. Zusätzlich sollen die Belegausgabepflicht und die Befugnisse der Finanzverwaltung ausgeweitet werden.

Hintergrund

• Die Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag festgelegt, die Bekämpfung von Steuerhinterziehung deutlich zu stärken. Ein verlässlicher Steuervollzug ist notwendig, um die staatlichen Einnahmen zu sichern und einen fairen Wettbewerb zwischen ehrlichen Unternehmen zu gewährleisten.
• In bargeldintensiven Branchen – etwa Gastronomie, Einzelhandel oder bestimmte Dienstleistungsbereiche – werden heute vielfach sogenannte offene Ladenkassen Das sind einfache Barkassen ohne elektronische Aufzeichnungstechnik, z.B. eine Kassenschublade oder Geldkassette. Bei solchen Kassen besteht ein erhöhtes Risiko, dass Umsätze nicht vollständig aufgezeichnet und gegenüber dem Finanzamt nicht vollständig erklärt werden.
• Gerade bei offenen Ladenkassen sind Manipulationen schwer zu erkennen und im Nachhinein schwer nachzuweisen. Das erhöht die Gefahr von Steuerverkürzungen und Steuerhinterziehung. Die Finanzverwaltung hat schon jetzt mit der Kassen-Nachschau die Möglichkeit, unangekündigt die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zu prüfen. Eine technische Absicherung der Aufzeichnungen ist bislang aber nur dann gewährleistet, wenn freiwillig elektronische Kassensysteme eingesetzt werden.

Referentenentwurf des BMF

Der Referentenentwurf des BMF sieht inhaltlich folgende Regelungen vor:

• Registrierkassenpflicht: Bargeldintensive Betriebe mit einem Jahres-Gesamtumsatz ab 100.000 EURO werden verpflichtet, elektronische Registrierkassen einzusetzen. Diese müssen den Anforderungen des § 146a AO entsprechen, insbesondere eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zum Schutz vor Manipulation sowie das standardisierte digitale Format der DSFinV-K verwenden. Dadurch steigt das Entdeckungsrisiko bei fehlerhafter Einnahmenerfassung deutlich. Maßgeblich soll der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 Satz 1 UStG sein. Es kommt somit nicht allein auf die Bargeldeinnahmen an.
• Belegausgabepflicht: Die bestehenden Regelungen zur Belegausgabe sollen angepasst und enger an die Nutzung elektronischer Kassensysteme geknüpft werden, sodass jede Bartransaktion sowohl im System gespeichert als auch für den Kunden nachvollziehbar dokumentiert ist.
• Sanktionsmöglichkeiten: Zur effektiven Durchsetzung der neuen Pflichten sind verschärfte Bußgelder bei Verstößen, erleichterte Schätzungsbefugnisse der Finanzämter bei nicht ordnungsgemäßer Kassenführung sowie flankierende Maßnahmen im Bereich der Steuerordnungswidrigkeiten vorgesehen.
• Ermittlungsbefugnisse: Die bereits bestehenden Befugnisse im Rahmen der Kassen-Nachschau sollen erweitert werden. Dies umfasst den verbesserten Zugriff auf elektronische Kassendaten und die TSE, die sofortige Auswertung von DSFinV-K-Daten sowie einen schnelleren Übergang zur vollständigen Außenprüfung bei festgestellten Unregelmäßigkeiten.

Welche Ausnahmen sind geplant?

• Steuerpflichtige, die Barzahlungen annehmen und deren Barumsatz unter 12.000 Euro im Kalenderjahr liegt, sollen von der Kassenpflicht ausgenommen sein. Bei genau 12.000 Euro würde diese Ausnahme nicht greifen.
• Außerdem sind Befreiungen auf Antrag bei sachlichen Härten vorgesehen. Die Begründung des Regierungsentwurfs nennt beispielsweise eine Überschreitung der Umsatzgrenze allein durch ein einmaliges Ereignis, etwa den Verkauf eines Betriebsgrundstücks oder eine besondere Jubiläumsfeier eines Vereins. Eine Befreiung würde nicht automatisch eintreten, sondern wäre vom Finanzamt im Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen zu prüfen.

Ab wann soll die Pflicht gelten?

• Die Kassenpflicht soll grundsätzlich ab dem 1. Januar 2028 gelten.
• Werden die maßgeblichen Umsatzgrenzen im Jahr 2026 überschritten, soll die Kassenpflicht ab dem 1. Januar 2028 gelten.
• Bei einer erstmaligen Überschreitung der Umsatzgrenze im Jahr 2027 oder später soll die Kassenpflicht nach dem Regierungsentwurf grundsätzlich ab dem 1. Juli des Folgejahres entstehen. Die Regelung steht noch unter dem Vorbehalt des weiteren Gesetzgebungsverfahrens.

Was passiert bei einem späteren Umsatzrückgang?

• Die Kassenpflicht soll nicht bereits nach einem einzigen Jahr mit geringerem Umsatz entfallen. Nach dem Regierungsentwurf endet sie mit Ablauf des zweiten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die Voraussetzungen für die Kassenpflicht nicht mehr erfüllt sind. Eine gesonderte Feststellung des Finanzamts ist nach dem derzeitigen Entwurf hierfür nicht als Voraussetzung vorgesehen.

Welche Anforderungen soll die Kasse erfüllen?

• Die eingesetzte Kasse muss den Anforderungen des 146a AO entsprechen und insbesondere durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Diese technischen Anforderungen gelten bereits heute für entsprechende elektronische Kassensysteme.

Was ist zusätzlich geplant?

• Digitale Belege: Ab 2028 soll grundsätzlich ein elektronischer Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitgestellt werden. Eine Pflicht der Kunden, diesen entgegenzunehmen, soll nicht bestehen. Der Anspruch auf eine Papierquittung nach § 368 BGB soll erhalten bleiben; diese soll auf Wunsch ausgegeben werden.
• TSE-Wechsel: Der Austausch einer TSE soll innerhalb eines Monats dem Finanzamt mitgeteilt werden müssen.
• Bußgelder: Verstöße gegen die geplante Kassenpflicht und die elektronische Belegbereitstellung sollen als Ordnungswidrigkeiten geahndet werden können.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

• Aus dem Gesetzentwurf allein ergibt sich noch keine neue Umstellungspflicht. Unternehmen sollten ihre Gesamt- und Barumsätze im Blick behalten und bei geplanten Investitionen prüfen, ob ein Kassensystem die erforderlichen Funktionen unterstützt. Entscheidend sind die endgültige Gesetzesfassung und mögliche Ausnahmen.