Die Zeit der Advents- und Weihnachtsfeiern naht. Die Weihnachtszeit ist die ideale Gelegenheit, um Wertschätzung zu zeigen- gegenüber den eigenen Mitarbeitenden sowie gegenüber Geschäftspartnern und langjährigen Kunden.

Für die steuerliche Absetzbarkeit sollten beim Einkauf der Präsente und für die Planung der Weihnachtsfeier bereits nachfolgenden Ausführungen bedacht werden.

 

50-Euro-Freigrenze für Geschenke
  • Bei Weihnachtsgeschenken an Kunden/Geschäftspartner und Mitarbeitende gilt eine 50-Euro-Freigrenze. Diese ist kein Freibetrag: kostet das Geschenk 50,01 Euro, ist der gesamte Betrag steuerlich nicht mehr als Betriebsausgabe abziehbar.
  • Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen gilt der Nettobetrag. Unternehmen ohne Vorsteuerabzug (ZB. Ärzte, Heilberufe, Kleinunternehmer) müssen die Bruttokosten berücksichtigen.
  • Wird diese Freigrenze nur minimal überschritten, entfällt der Betriebsausgabenabzug für alle Geschenke, die dieser Person -in diesem Wirtschaftsjahr- gemacht wurden.
Pauschalsteuer, §37b EStG für Geschenke an Geschäftspartner/Kunden
  • Grundsätzlich müsste der Kunde ein Geschenk als Einnahme versteuern. Um dem Kunden diese Unannehmlichkeit zu ersparen, kann das schenkende Unternehmen eine Pauschalsteuer von 30 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) übernehmen und abführen.
  • Streuartikel (Ausnahme): Günstige Werbeartikel (wie Kugelschreiber, Kalender oder Notizblöcke) unter 10 Euro Anschaffungskosten fallen nicht unter die 50-Euro-Grenze. Sie sind immer voll abziehbar und müssen nicht pauschal versteuert werden.
  • Hochwertigere Geschenke: Teurere Zuwendungen, zB ein Präsentkorb, gelten grundsätzlich als nicht abziehbare Betriebsausgaben. Unternehmen können jedoch die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG nutzen, damit der Empfänger keine eigene Steuerlast trägt. Der Betriebsausgabenabzug für das Geschenk und die Pauschalsteuer ist nicht möglich.

 

Geschenke an eigene Mitarbeiter

Geschenke an Arbeitnehmer/innen sind für den Arbeitgeber immer als Betriebsausgabe abziehbar. Entscheidend ist hier, wie das Geschenk beim Mitarbeitenden versteuert wird:

  • Monatliche Sachbezugsfreigrenze (50 Euro): Weihnachtsgeschenke (nur Sachpreise oder Gutscheine ohne Zahlungsmittelfunktion, niemals Bargeld) bleiben für den Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn sie die Grenze von 50 Euro im Dezember nicht überschreiten.
    Voraussetzung: Die 50-Euro-Grenze darf in diesem Monat noch nicht durch andere Sachbezüge (z. B. monatliche Tankgutscheine oder Jobtickets) aufgebraucht sein.
  • Kein „persönlicher Anlass“: Die 60-Euro-Freigrenze für „Aufmerksamkeiten“ gilt nur bei persönlichen Ereignissen wie Geburtstag oder Hochzeit. Weihnachten gilt steuerlich nicht als persönlicher Anlass, weshalb diese Regelung hier nicht greift.
  • Alternative Weihnachtsfeier: Wird das Geschenk im Rahmen der offiziellen betrieblichen Weihnachtsfeier überreicht, kann es (bis zu einem Wert von 50 Euro) in den steuerfreien Freibetrag für Betriebsveranstaltungen (110 Euro pro Mitarbeiter) einberechnet werden.
  • Hochwertigere Geschenke und §37b EStG: Wer seinen Mitarbeitenden etwas Größeres schenken möchte – etwa einen hochwertigen Präsentkorb oder ein technisches Gerät –, kann die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG nutzen. Dabei übernimmt der Arbeitgeber die Einkommensteuer auf die Zuwendung pauschal mit 30 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). Für die Mitarbeitenden ist der Vorteil damit einkommensteuerlich vollständig abgegolten – sie müssen das Geschenk nicht selbst versteuern.
    Aber: Die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG betrifft nur die Einkommensteuer. Der geldwerte Vorteil aus dem Geschenk bleibt grundsätzlich sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt. Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung fallen also weiterhin an.

 

Dokumentationspflicht
  • Die Ausgaben müssen einzeln und zeitnah verbucht werden. Der Name des Empfängers, Anlass, Datum und Wert des Geschenkes muss zwingend aus der Buchung oder dem Beleg hervorgehen. Ein Foto des Geschenkes in Einzelfällen, abgelegt zur Rechnung, hilft Diskussionen mit der Finanzverwaltung zu vermeiden.

 

Betriebsfeier: Freibetrag von 110 € nutzen

Die Kosten für eine betriebliche Weihnachtsfeier sind für Arbeitgeber immer zu 100 % als Betriebsausgaben abziehbar. Ob und in welcher Höhe für die Belegschaft Steuern oder Sozialabgaben anfallen – beziehungsweise ob der Vorsteuerabzug erhalten bleibt –, entscheidet sich an der gesetzlichen 110-Euro-Grenze.

Grundvoraussetzungen

Damit die Feier steuerlich als begünstigte Betriebsveranstaltung anerkannt wird, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

  • Offen für alle: Die Feier muss allen Mitarbeitern des Unternehmens (oder eines gesamten Betriebsteils/einer Abteilung) offenstehen. (Wichtig ab 2026: Die 25-prozentige Pauschalversteuerung greift lohnsteuerlich nur noch, wenn diese Offenheit gegeben ist).
  • Häufigkeit: Maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr sind steuerlich begünstigt (z. B. ein Sommerfest und eine Weihnachtsfeier)

Lohnsteuer & Sozialversicherung: Der 110-Euro-Freibetrag

Für die Mitarbeiter bleibt die Teilnahme lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, solange die Kosten maximal 110 Euro brutto pro Person betragen.

  • Es ist ein Freibetrag: Kostet die Feier beispielsweise 130 Euro pro Kopf, sind 110 Euro steuerfrei. Lediglich der übersteigende Teil (hier 20 Euro) muss versteuert werden.
  • Pauschalierung durch Arbeitgeber: Um die Mitarbeiter nicht zu belasten, kann der Arbeitgeber den übersteigenden Betrag mit 25 % Lohnsteuer pauschalieren (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). In diesem Fall entfällt auch die Sozialversicherungspflicht auf den geldwerten Vorteil.

Umsatzsteuer: Die 110-Euro-Freigrenze (Vorsicht Falle!)

Im Umsatzsteuerrecht werden die 110 Euro nicht als Freibetrag, sondern als Freigrenze behandelt.

  • Wird der Betrag von 110 Euro brutto auch nur um einen Cent überschritten, stuft das Finanzamt die gesamte Feier als „Kosten der privaten Lebensführung“ ein.
  • Folge: Der Vorsteuerabzug entfällt komplett für die gesamte Veranstaltung.

Die richtige Berechnung

  • Für die Ermittlung des Pro-Kopf-Betrags gilt eine strikte Formel nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH): Kosten pro Kopf = Gesamtkosten der Veranstaltung geteilt durch Anzahl der tatsächlich anwesenden Personen.
  • Melden sich Mitarbeiter an, erscheinen aber nicht, erhöht dies rechnerisch die Kosten für die verbleibenden Teilnehmer. Das Risiko für kurzfristige Absagen trägt somit voll der Arbeitgeber
  • Begleitpersonen: Bringt ein Mitarbeiter eine Begleitung mit, werden deren Kosten dem Budget des Mitarbeiters zugerechnet. Für beide zusammen stehen somit weiterhin nur 110 Euro zur Verfügung

Welche Kosten zählen mit?

  • In die Gesamtkosten einzurechnen sind Speisen, Getränke, Eventkünstler, zentral organisierte An- und Abreise, Locationmiete, Deko, sowie Präsente, die direkt auf der Feier überreicht werden (Sachzuwendungen bis 50 Euro brutto).
  • Nicht eingerechnet werden müssen interne Gemeinkosten, wie die Arbeitszeit für die Organisation.