Arbeitgebererstattungen: Lohnsteuer und Kostenerstattung im Homeoffice – was ist möglich?

Im Rahmen der Coronapandemie ist die Arbeit im Homeoffice für Arbeitgeber und Arbeitnehmende in den Fokus gerückt und damit auch die Frage nach der Erstattung der daraus entstehenden Kosten. Diese sind jedoch nicht zwingend steuerfrei.

Während viele Büros auch nach der Pandemie leer bleiben, sehen Arbeitnehmende sich mit steigenden Kosten für Telefon, Internet, Bürobedarf und gegebenenfalls auch Kosten für die Ersteinrichtung des Arbeitsplatzes konfrontiert. Wir zeigen ihnen nachfolgend die Möglichkeiten, aber auch die Tücken für einen eventuellen Arbeitgeberersatz.

Überlassung von Arbeitsmitteln: unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei

Zumindest eine gute Nachricht gibt es jedoch fast immer: Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmenden Arbeitsmittel (zum Beispiel Laptop, Ordner, Locher) unentgeltlich zur Nutzung und ist die private Mitbenutzung ausgeschlossen, liegt kein Arbeitslohn vor (R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR).

Unerheblich ist hierbei, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel anschafft und dem Arbeitnehmenden zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt oder ob der Arbeitnehmende die Arbeitsmittel selbst anschafft und der Arbeitgeber ihm die Kosten erstattet (steuerfreier Ersatz gem. § 3 Nr. 50 EStG). Wichtig ist nur, dass die Arbeitsmittel

  • regelmäßig im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben und
  • eine private Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer ausgeschlossen ist.

Ist hingegen eine private Mitnutzung gegeben, liegt regelmäßig Arbeitslohn vor. Allerdings kann bei der privaten Mitnutzung von betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG vorliegen.

Vertragliche Regelung zur Überlassung von Arbeitsmitteln empfehlenswert

Neben den Grundlagen zur Tätigkeit im Homeoffice, wie zum Beispiel die Anzahl der Tage, Arbeitsplatzausstattung, gegebenenfalls notwendige Sicherungsmaßnahmen für Technik und Informationen, sollten daher regelmäßig auch die Einzelheiten zur Überlassung von Arbeitsmitteln und Kostenerstattungen vertraglich geregelt werden. Neben der damit erreichten Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmende dienen diese schriftlichen Vereinbarungen auch dem Nachweis eines gegebenenfalls getroffenen Ausschlusses der privaten Nutzung und der Einordnung bezüglich der Frage nach der Vorlage von Arbeitslohn und Steuerfreiheit. Auch eine pauschale Kostenübernahme sollte hierbei vertraglich fest geregelt werden.

Erstattung von Telefon- und Internetkosten: unterschiedliche Handhabung

Erstattungen für **Telefonkosten++ sind ohne Einzelnachweis steuerfrei möglich, soweit eine berufliche Veranlassung gegeben ist. Von dieser kann bei regelmäßiger beziehungsweise dauerhafter Homeoffice- Nutzung ausgegangen werden. Hierbei gilt: Steuerfrei ersetzbar sind Telefonkosten bei beruflicher Veranlassung ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, aber maximal 20 Euro im Monat.

Auch sogenannte Barzuschüsse für Internetkosten können durch den Arbeitgeber erstattet werden. Diese sind jedoch nicht steuerfrei möglich. Vielmehr kann hierfür die Pauschalbesteuerung in Höhe von 25 Prozent in Anspruch genommen werden. Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung der Kostenübernahmen ist, dass der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin eine Erklärung abgibt, aus welcher die tatsächlichen Kosten ersichtlich sind. Diese Erklärung muss regelmäßig zum Lohnkonto genommen werden.

Sonstige Kostenerstattungen durch den Arbeitgeber sind steuerpflichtig

Die Übernahme sonstiger Kosten durch den Arbeitgeber ist hingegen regelmäßig Arbeitslohn und damit grundsätzlich steuerpflichtig. Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmenden etwa die Kosten für ein Arbeitszimmer in der Wohnung des Arbeitnehmenden, handelt es sich um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn.

Ergänzend hierzu steht dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin dann aber gegebenenfalls ein Werbungskostenabzug im Rahmen seiner privaten Steuererklärung zu, so zum Beispiel Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer. Das ist allerdings an weitere Voraussetzungen geknüpft, nämlich dass kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht oder dort der Tätigkeitsmittelpunkt ist. Bei vielen Betroffenen scheitert es schlicht an einem passenden abgeschlossenen Zimmer für die Heimarbeit.

Vorübergehend wurde vom Gesetzgeber die Möglichkeit eingeführt, einen pauschalen Betrag für jeden Tag, an dem die berufliche Betätigung ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird, als Werbungskosten abzuziehen. Der Abzug dieser Homeoffice-Pauschale kann unabhängig vom Vorhandensein eines steuerlich berücksichtigungsfähigen häuslichen Arbeitszimmers erfolgen. Die Pauschale beträgt für jeden Kalendertag fünf Euro, höchstes 600 Euro im Jahr. Die Pauschale gilt nur befristet, sie ist allerdings aktuell bis Ende 2022 verlängert worden.

Achtung: Eine steuerfreie Erstattung der Pauschale durch den Arbeitgeber kommt nach wie vor nicht in Betracht.

Sonderfall: Vermietung eines als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber
Vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmender vertraglich die Vermietung des als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber, liegt für den Arbeitnehmenden mit Zufluss der Mieterlöse regelmäßig steuerpflichtiges Entgelt vor. Lediglich bei der Einordnung zu den einkommensteuerlichen Einkunftsarten kommt es gemäß laufender Rechtsprechung und nach Ansicht der Finanzverwaltung im Wesentlichen auf die Interessenszuordnung der Vereinbarung an.

Demnach gilt:

Wird die Vereinbarung im Wesentlichen im Interesse des Arbeitnehmenden abgeschlossen, zum Beispiel weil dieser Fahrzeiten einsparen möchte, ist die Erstattung der Kosten für die Miete durch den Arbeitgeber eine Gegenleistung für die durch den Arbeitnehmer zur Verfügung gestellte Arbeitskraft. Die Einnahmen aus der Erstattung der Miete stellen damit bei dem Arbeitnehmer Arbeitslohn (§ 19 EStG) dar und sind im Rahmen der Lohnabrechnung durch den Arbeitgeber entsprechend zu berücksichtigen und dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen. Hingegen ist eine Vereinbarung, welche im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers geschlossen wird, zum Beispiel, weil damit Arbeitsplätze vor Ort im Unternehmen eingespart werden sollen, regelmäßig ausschlaggebend dafür, dass die Mietvereinbarung für den Arbeitnehmer zu Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG) führt.

Fazit:
Vor, während und nach Corona sind Kostenerstattungen für die Homeoffice-Nutzung in vielfacher Form möglich. Grundsätzlich können hierbei vom Arbeitgeber alle entstehenden Aufwendungen übernommen werden. Hierbei ist aber zu prüfen, ob durch die Erstattung Arbeitslohn vorliegt oder nicht und – soweit es sich um Arbeitslohn handelt - ob die Erstattung steuerfrei oder steuerpflichtig ist. Eine schriftliche vertragliche Vereinbarung kann hierbei als Grundlage für die Einschätzung sowie Nachweis im Rahmen einer Prüfung dienen. Vor der Vereinbarung solcher Arbeitgebererstattungen empfiehlt sich regelmäßig die Prüfung der Vereinbarung sowohl im Hinblick auf die steuerlichen Auswirkungen durch Ihren Steuerberater, als auch in Hinblick auf die arbeitsrechtlichen Auswirkungen durch Ihren Fachanwalt.

Stand: August 2022 (ph)

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